Tugas Pokok Tata Usaha Serta Peralatan dana Perlengkapan Pendukungnya

Tugas Tata Usaha

Tercapainya optimalisasi  kinerja instansi diperlukan pengelolaan yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi, tugas dan Tugas Pokoknya. 

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh tata usaha:

1.  Surat Menyurat 

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari atau pihak ke pihak lain untuk menyampaikan berita/informasi. 

a. Penanganan Surat Masuk 

Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. 

Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. 

Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orang / bidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan mengenai beasiswa, lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan peminjaman ruangan / tempat diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan. 

b. Penanganan Surat Keluar 

Surat-surat yang akan dikeluarkan akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikan surat tersebut, apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan distempel sebagai tanda persetujuan. 

2. Pengelolaan Arsip 

Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di instansi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membuthkannnya. 

Sedangkan arsip-arsip penting, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindung dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang sudah tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat. 

Tata usaha mempunyai beberapa tugas pokok, antara lain: 

Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif instansi, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh subbidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa & pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh subbidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh subbidang Kemahasiswaan. Pembagian/pemberian gaji pegawai & penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh subbidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh subbidang kepegawaian. 
 

Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan / melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi. 

Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai Tugas Pokok memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen  

Tata Usaha mempunyai tugas pokok yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat unformasi bagi fakultas. Tata usaha juga menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Fakultas ke depannya, dan ini  sebagai bahan acuan untuk pelaksanaan kegiatan fakultas. Selain itu, tata usaha juga menghimpun dan menelaah peraturan-peraturan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan, peraturan-peraturan ini nantinya akan diserahkan kepada pimpinan fakultas untuk ditelaah kembali dan disetujui, sehingga bisa dilaksanakan dan diterapkan. 

Tata usaha juga mempunyai tugas pokok dalam melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas, seperti yang kita ketahui bahwa rapat merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas serta pemecahan masalah yang dihadapi, sehingga tata usaha mempunyai tugas pokok yang sangat penting dalam penyelenggaraan rapat yang baik dan benar. 

Pemantauan kinerja dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas juga dilakukan oleh tata usaha, kekurangan-kekurangan dari kinerja fakultas dapat diperbaiki, dan hasil-hasil yang telah dicapai dapat dipertahankan

Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana.

Peralatan dan perlengkapan kantor harus disesuaikan dengan pekerjaan kualitaas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. 

Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengakapan yang memadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengakapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan profesional. 

Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. 

Ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu

Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha antara lain : 

- Komputer 

- Kendali arsip 

- Mesin printer 

- Map 

- Kertas 

- Flash Disk 

- Buku agenda 

- Brankas 

- Buku ekspedisi 

- Alat-alat tulis 

- Box file/filling cabinet dan lain-lain.