Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan dan Hubungannya

Peran Sekretaris - Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya.

Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis. 

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional.

Bila seorang sekretaris menguasai  pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat  meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya. 

Dalam buku Saiman (2002:37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut: 

Peranan Sekretaris Terhadap Atasan

• Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
• Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
• Sebagai pelanjut keinginan  pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan. 

Peranan sekretaris terhadap bawahan 

• Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).
• Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
• Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan adalah: 

• Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
• Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.
• Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.
• Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
• Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada  pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan. 

Sekretaris mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi perusahaan berjalan lambat.

Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengan cepat  dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri. 

Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan. 

Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretarsi, karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu. 

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan  tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya. 

Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja. 

Disamping itu peranan sekretaris  yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk  itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.  

Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan

Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan segala tindakan  yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya. 

Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan tanggung jawab yang telah dilaksanakan.  

Dalam  Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain: 

1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris 

Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar tidak tercantum  dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab. 

2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris 

Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien. 

3. Minat 

Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui. 

4. Masa penyesuaian sebagai Sekretaris Junior 

Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba. 

5. Sikap Persaya Diri 

Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja, seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang dan percaya diri   sebagaimana dapat  dilakukan oleh sekretaris yang sudah berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun demikian sikap percaya diri yang  berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata terus terang, “saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnya, 

Pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu.” Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri. 

6. Belajar Mandiri 

Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu. Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif,  pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan. 

Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari pimpinan.  

Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi apabila sedang berhadapan dengan petugas  pengantar surat atau petugas bagian pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai staf yang terendah. 

Hubungan sekretaris dengan beberapa pihak: 

1.  Dengan pemegang saham 

Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan. 

Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya. 

2.  Dengan Komisaris 

Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan. 

Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan Komisaris. 

3.  Dengan Direksi 

a.  Penyelenggara rapat Direksi 

Penyelenggaran Rapat Direksi dan  Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi: 

• Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat.
• Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung yang diperlukan.
• Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat
• Menyediakan daftar hadir peserta rapat 
• Membuat notulen dan risalah rapat dengan mencantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat.
• Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk mendapat persetujuan.
• Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh sekretaris perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi. 

b.  Korespondensi Direksi 

Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan  dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.

Mengadministrasikan surat masuk dan mendistibusikan hanya kepada yang dituju serta memonitor surat masuk yang memerlukan tanggapan. Seluruh surat masuk dan surat keluar dibuatkan copy / rekaman sebagai bahan arsip. 

c.  Pembuatan Surat Keterangan Perikatan  

Sekretaris perusahaan aspek legal perusahaan melalui: 

Mengkaji kesesuaian materi  yang diminta Direksi untuk dibuatkan Surat Keterangan  Direksi serta perikatan perusahaan dengan ketentuan lainnya yang sudah berlaku serta memberikan saran dan masukan untuk penyempurnaan konsep. 

Mereview rancangan surat perjanjian perikatan dengan pihak luar terutama yang berkaitan dengan aspek legal. 

d.  Mewakili Direksi 

Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan hadir / menugaskan kepala bagian  sekretaris perusahaan. Hal yang dapat diwakili oleh sekretaris perusahaan: 

• Rapat Direksi dan instansi pemerintahan
• Rapat Direksi dengan lembaga legislatif dan yudikatif
• Kegiatan serimonial lainnya yang ditugaskan Direksi
• Rapat internal perusahaan
• Jumpa pers kepada media massa
• Tugas lain yang relevan 

4.  Dengan Bagian / Unit lain 

Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan membangun hubungan baik dengan bagian lain / unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi / data  penting dari masing-masing bagian/unit kerja. 

5.  Dengan Publik / Stakeholders lainnya 

Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan.  

Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu. Aktivitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan  stakeholders dapat dilakukan dengan menyampaikan  statement of corporate intent, annual report, company profile, company policy, code of conduct.