Pengertian
arsip dalam bahasa Belanda disebut
“Archief”. Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata “Arche” ini berkembang
menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata
“Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-chieon” yang
berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archium”.
Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang
ini.
Menurut Sutarto (1997; 200), arsip
adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.
Sedangkan Lembaga Administrasi
Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa “Arsip” adalah segala kertas,
buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya. Dimana diartikan
sebagai segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala
cara penciptaannya oleh suatu badan sebagai bukti dari pada tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan
lainnya dari pada pemerintahan karena informasi yang penting terkandung
didalamnya.
Pengertian Arsip di Indonesia,
diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan”
pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.
Dari definisi diatas jelas bahwa
Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat
yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun,
disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan sebagai
sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber
dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat ataupun
mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh
sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
- Alat utama ingatan organisasi.
- Bahan atau alat pembukt ian.
- Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
- Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Maksud dan
Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan surat atau
dokumen-dokumen sering pula disebut administrasi kearsipan. Adapun pendapat
yang mengatakan, bahwa kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan
pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan
merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan,
pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam
warkat lainnya.
Maksud Kearsipan
Maksud Kearsipan adalah agar
tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam
penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan
Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan
tentang pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan.
Agar unit-unit kerja tidak dibebani
dengan penyimpanan arsip yang tidak perlu lagi.
Fungsi dan Nilai Guna Arsip
Setelah kita mengetahui bahwa
pengertian arsip ini adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah sebagai sumber informasi dan sumber
dokumentasi. Maka untuk lebih jelasnya peranan arsip ini erat hubungannya
dengan fungsi dan nilai guna arsip (Maulana, 1991 ;10).
Fungsi Arsip
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang
No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang
diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang
masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi
:
- Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip in-aktif.
- Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip Statis
Arsip Statis yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan
pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip merupakan sesuatu yang
bertumbuh terus dan selalu berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat
maupun tata pemerintahan.
Dua jenis sifat dan arti tersebut
menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan arti arsip secara fungsionalnya yakni:
- Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
- Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintahan.
Nilai Guna Arsip
Nilai guna Arsip adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip.
a. Nilai guna primer adalah
nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri,
meliputi:
Nilai guna Administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan
sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan
kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang
mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi:
- Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula pelaksanaan.
- Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya.
- Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan lainnya.
Nilai guna Keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila
arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban
keuangan.
Nilai guna Hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung
pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat
dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung
hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai
instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan
masih banyak lainnya.
Nilai guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah
dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
b. Nilai guna Sekunder adalah nilai
arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau
kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan
bukti dan pertanggung jawaban, meliputi :
Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu
instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil
atau akibat dari tugas kegiatannya.
Nilai guna Informat ional
Arsip yang bernilai guna
informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian
dan sejarah.
0 comments:
Post a Comment