Sistem Kearsipan Yang Baik

Menurut Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahwa pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Untuk mencapai tujuan setiap  instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu  sistem  kearsipan yang baik. Menurut Warsanto, 1991 : 30-32, sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 

1. Mudah dilaksanakan, sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti, sistem  kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luasnya ruang lingkup kegiatan organisasi. 
3. Murah/Ekonomis, sistem  kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. 
4. Tidak memakan tempat, yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagai terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya  sistem  kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. 
5. Mudah dicapai, sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu  sistem  kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. 
6. Fleksibel atau luwes, fleksibel atau luwes artinya  sistem  filing  yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai  filing  yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. 
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu, sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara. 
8. Mempermudah pengawasan, untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan,  sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya: 

• Kartu Indeks 
• Lembar Pengantar 
• Lembar Tunjuk Silang 
• Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya.

Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat secara cepat menemukan kembali. Ada 11 (sebelas)  peralatan kearsipan yang umum digunakan perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu : 

1.  Map 

Map Biasa (Stop Map), gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat. Adapun keuntungannya adalah praktis dan mudah mempergunakannya.  Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan juga warkat-warkat tersebut mudah lepas. 

Stop Map Tali  (Portable),  memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah dan dapat dibuat sendiri. 

Map Jepit  (Snelhechter), adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak lepas dari kaitan.

Map Tebal atau Besar dengan Jepitan (Ordner or Brie Ordner), adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita memerlukannya.

2.  Folder (Sampul Arsip) 

Adalah merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat   persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet. 

Ciri-ciri folder adalah : 

Folder merupakan tempat atau wadah arsip. 

Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya. 

Di atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip. 

Fungsi dari tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. 

3.  Guide atau Sekat 

Adalah lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. 

Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah : 

Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip. 

Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak). 

Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab. 

Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub masalah. 

4.  Filling Cabinet (File Cabinet) 

Adalah perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal. 

5.  Lemari Arsip 

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film,  ordner, dan lain-lain. 

6.  Meja 

Fungsinya yaitu untuk tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat secara sementara. 

7.  Kursi 

Ada 4 (empat) jenis kursi yang perlu digunakan, yaitu : 

Kursi yang digunakan Administrator. 

Kursi yang digunakan Tata Usaha. 

Kursi yang digunakan para Exekutif 

Kursi yang digunakan pada waktu rapat.

8.  Berkas Kotak (Box File) 

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. 

9.  Rak Arsip 

Sejenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai   keeping papan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat.   Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun. 

10. Mesin-mesin Kantor 

Misalnya, computer dimana arsip dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan mudah dilihat sewaktu-waktu apabila diperlukan nantinya. 

11. Alat-alat Tulis dan Lainnya. Misalnya pensil, pena, penggaris, spidol, hekter, dan lain sebagainya.