Pengertian Administrasi, Ruang Lingkup, Fungsi, Tujuan, dan Peranan Administrasi

Pengertian Administrasi

Administrasi adalah merupakan suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi. Sehingga dengan demikian dapat dikatakan administrasi juga merupakan urat nadi perusahaan dan administrasi juga dapat memperlihatkan fakta dan keterangan yang diperlukan untuk perencanaan secara rinci dan keterangan/data yang meliputi catatan yang akurat, formulir serta laporan yang meliputi tugas administrasi.

Pemahaman yang tepat tentang peranan administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung pada definisi yang digunakan sebagai titik tolak berpikir. Administrasi didefinisikan sebagai ”keseluruhan proses  kerja sama” antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. 

Apabila definisi diatas disimak, akan terlihat paling sedikit 3 hal yaitu:

• Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai seni, penarapan administrasi memerlukan kiat tertentu yang sifatnya sangat  situasional dan  kondisional. Administrasi selulu terikat pada kondisi, situasi, waktu dan tempat. 
• Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua oarang atau lebih, orang-orang tersebut bekerja sama dalam hubungan yang sifatnya formal dan hirarkis, adanya tujuan yang ingin dicapai. Adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan tersedianya sarana dan prasarana tertentu. 
• Administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah merupkan hal baru karena administrasi sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu  “ad”  dan  “ministrare”  yang berarti melayani, membantu, menunjang dan memenuhi. Istilah administrsi sama dengan tata usaha, artinya setiap kegiatan yang mengadakan pencatatan berbagai keterangan yang penting didalam usaha/organisasi yang bersangkutan. 

Mengenai administrasi dapat dijelaskan bahwa administrasi merupakan sub sistem dari sistem administrasi organisasi yang bkerja sama dengan sub sistem lain membentuk suatu tujuan. Didalam ini bahwa administrasi dapat di artikan dalam arti luas dan dalam arti sempit. 

Pengertian Administrasi dalam Arti Sempit 

Menurut Siagian, 2001:267, administrasi dalam arti sempit berkisar pada berbagai kegiatan kettaushaan. Kegiatan-kegiatan ketatausahaan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan organisasi terutama karena kegiatan tersebut  menyangkut penangnan informasi yang dikatakan berperan sebagai ” darah ” bagi suatu organisasi. Dalam pengertian yang demikian administrasi biasanya hanya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan ktatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan.

Definisi Administrasi dalam Arti Luas  

Menurut Siagian, 2001:267, administrasi dalam arti luas berarti keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian sutu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarna tertentu pula. 

Apabila definisi administrasi secara luas itu disimak dengan benar, akan terlihat bahwa administrasi dalam merupakan salah satu komponen dari administrasi dalam arti luas. 

Ruang Lingkup Administrasi 

Menurut Gie, 2007:16, ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud yaitu : 

• Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 
• Mencatat, yaitu kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis   keterangan-keterangan yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan
• Mengelola, yaitu bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna. 
• Mengirim, yaitu kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain. 
• Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. 

Ruang lingkup di atas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutam melalui pembacaan atau pengamatan. 

Dewasa ini, informasi dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam, diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif. 

Dibagian Umum memiliki ruang lingkup tugas administrasi seperti : 

• Mengagendakan surat masuk dan surat keluar. 
• Mengarsip surat masuk dan surat keluar. 
• Mengentri data surat masuk dan surat keluar kedalam komputer 
• Memfilekan surat masuk dan surat keluar. 
• Mencatat dan mengetik surat-surat ke buku agenda surat masuk dan keluar. 
• Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar. 

Fungsi Administrasi 

Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.  

Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi. Fungsi-fungsi administrasi menurut Daft, (2006:8) antara lain: 

• Planning (Perencanaan). Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana, akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen.
• Organizing (Pengorganisasian). Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan.
• Leading (Kepemimpinan). Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi.
• Controlling (Pengendalian). Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. 

Fungsi yang dijalankan pada administrasi kantor tersebut sangat mendekati dengan fungsi-fungsi dalam teori sebelumnya. Hal ini dapat dilihat dari, adanya pengelolaan surat menyurat yang merupakan petunjuk pelaksanaan sumber daya yang ada pada karyawan sehari-hari adanya struktur organisasi dan pembagian tugas, motivasi, pelatihan dan pengembangan karyawan dan sebagainya. 

Tujuan Administrasi 

• Didalam administrasi terdapat tujuan yang dapat merupakan  beberapa hal yaitu : 
• Didalam tujuan jangka panjang ini terdapat beberapa ciri-ciri yang diterapkan antara lain : 
• Bersifat Idealistik 
• Bentuknya relatif abstrak 
• Kualifikasinya ialah tidak terbatas 

Sesungguhnya tujuan jangka panjang tidak ditentukan oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian, melainkan oleh para pelopor atau pendiri organisasi yang bersangkutan.

Peranan Administrasi 

Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.

Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.