Definisi Tata Usaha, Kegiatan, dan Ciri-ciri Pelaksanaannya

Pengertian Tata Usaha

Tata usaha merupakan kata majemuk yang arti umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktifitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang dibutuhkannya. 

Menurut (Saiman, 2002; 15) tata artinya suatu aturan/peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran/badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 

Menurut  Waworuntu dalam (Saiman 1991; 15) Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis menulis dari proses tersebut. 

Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok perkantoran / organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor/organisasi. Sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang/lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor. 

Pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dalam sebuah organisasi. Tata usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam melaksanakan pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik, dimana urutan pekerjaan tata usahs  harus disusun dan dijalankan dengan teratur.

Kegiatan Tata Usaha

Menurut Waworuntu dalam Saiman (1991; 17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini: 

• Korespondensi dan lapangan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
• Tata hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faximile.
• Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan lain-lain.
• Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha ialah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif. 

Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing.  

Di Indonesia beberapa dari kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyain sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya samapai selesai ditandatangani umunya dikenal dengan pekerjaan korespondensi. Pekerjaan manyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkat karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin streril disebut penyeleksian. Dan terakhir perbuatan mengirim surat lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi, ekspedisi pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha. 

Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan penerimaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.

Menurut Waworuntu dalam (Saiman, 1991; 18) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud  6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut: 

• Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
• Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang  ini termasuk pula memakai keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman.
• Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya dalam bentuk yang lebih berguna.
• Mengganda yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
• Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lainnya.
• Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. 

 

Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha

Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri-ciri tersebut adalah: 

1.   Bersifat Pelayanan 

Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang akan dicapai. 

2.  Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi 

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. 

3.  Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi 

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut. 

Daftar Pustaka:

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris, cetakan pertama, Penerbit Ghalia Indo, Jakarta