Sistem Pemeliharaan, Pengamanan, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

SISTEM PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP 

a.  Sistem Pemeliharaan Arsip 

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer / hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16) 

• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip. 
• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan.

Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip in-aktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. 

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. 

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50) sebagai berikut : 

• Pengaturan Ruangan 

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas. 

• Pemeliharaan Tempat Penyimpanan 

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 

• Penggunaan Bahan-bahan Pencegah 

Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain. 

• Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar 

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja. 

• Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa  bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat menimbulkan karat. 

b.  Sistem Pengamanan Arsip 

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Informasi Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut “ 

1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. 
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya 

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena  faktor  internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan  faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). (Mulyono dkk, 1985 :46-48). 

Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : 

• Kualitas Kertas 
• Tinta 
• Bahan perekat 

SISTEM PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP 

a.  Sistem Penyusutan Arsip 

Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan (penyusutan arsip) dapat berupa pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.. 

Menurut  Teh  Liang Gie (Gie, 1998 : 50), dalam melakukan penyusunan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut : 

• Angka pemakaian 
• Jadwal referensi arsip 
• Nilai kegunaan arsip 
• Pemindahan arsip 
• Pemusnahan arsip 

Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu : 

• Pemindahan arsip in-aktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file in-aktif. 
• Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku. 

Tujuan penyusutan arsip adalah, untuk : 

• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 
• Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 
• Mempercepat penemuan kembali arsip. 
• Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban. 

Tahap-tahap pelaksanaan penyusutan arsip adalah : 

1, Tata tertib 

Penyusutan arsip di unit pengelola antara lain : 

• Menyiangi, berdasarkan atas Jadwal Referensi Arsip (JRA) dengan melihat referensi pada folder berkas. 
• Menyisihkan, berkas yang sudah in-aktif dari berkas aktif dan disimpan pada transfer file. 
• Menyortir, memilah-milah arsip yang dimusnahkan dan tidak dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar perpetelaan arsip baik untuk arsip yang akan dimusnahkan maupun yang akan dipindahkan. 
• Arsip-arsip yang dipindahkan ke pusat arsip dimasukkan pada box arsip in-aktif tanpa mengubah sistem pemberkasan pada masa aktif. 
• Pemindahan dan pemusnahan dilakukan setelah mendapat persetujuan pimpinan unit kerja dengan membuat berita acara.  

2.  Penyusutan arsip pada masa transisi (sebelum membuat retensi arsip) 

• Memberkas kembali arsip-arsip yang tidak teratur misalnya : majalah, map-map, amplop, formulir-formulir  yang berlaku dan seterusnya. 
• Membenahi arsip dengan benar. Sistem pembenahan memakai tata cara yang teratur yaitu dengan memberkas arsip sesuai dengan kepentingan. 
• Melakukan penilaian 
• Mana yang tetap disimpan di unit pengelola 
• Mana yang dimusnahkan 
• Mana yang layak untuk dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar atas kelompok kegiatan tersebut pada 3 butir 

b.  Pemusnahan Arsip 

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi (Mulyono dkk, 1985 : 60). 

Pemusnahan arsip yang dilaksanakan adalah : 

Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur Perusahaan. 

1. Pemusnahan arsip dilakukan secara keseluruhan sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya.  Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara membakar dan mencacah. 
2. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa pegawai atau staff yang terkait. 
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip in-akt if yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan dan pemusnahan adalah membantu para ilmuan dalam melaksanakan penelitian, terutama jika arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip sudah mencapai masa statis,  maka  akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian.