Sistem Pemeliharaan, Pengamanan, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

SISTEM PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP 

a.  Sistem Pemeliharaan Arsip 

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer / hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16) 

• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip. 
• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan.

Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip in-aktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. 

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. 

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50) sebagai berikut : 

• Pengaturan Ruangan 

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas. 

• Pemeliharaan Tempat Penyimpanan 

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 

• Penggunaan Bahan-bahan Pencegah 

Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain. 

• Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar 

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja. 

• Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa  bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat menimbulkan karat. 

b.  Sistem Pengamanan Arsip 

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Informasi Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut “ 

1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. 
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya 

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena  faktor  internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan  faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). (Mulyono dkk, 1985 :46-48). 

Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : 

• Kualitas Kertas 
• Tinta 
• Bahan perekat 

SISTEM PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP 

a.  Sistem Penyusutan Arsip 

Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan (penyusutan arsip) dapat berupa pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.. 

Menurut  Teh  Liang Gie (Gie, 1998 : 50), dalam melakukan penyusunan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut : 

• Angka pemakaian 
• Jadwal referensi arsip 
• Nilai kegunaan arsip 
• Pemindahan arsip 
• Pemusnahan arsip 

Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu : 

• Pemindahan arsip in-aktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file in-aktif. 
• Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku. 

Tujuan penyusutan arsip adalah, untuk : 

• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 
• Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 
• Mempercepat penemuan kembali arsip. 
• Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban. 

Tahap-tahap pelaksanaan penyusutan arsip adalah : 

1, Tata tertib 

Penyusutan arsip di unit pengelola antara lain : 

• Menyiangi, berdasarkan atas Jadwal Referensi Arsip (JRA) dengan melihat referensi pada folder berkas. 
• Menyisihkan, berkas yang sudah in-aktif dari berkas aktif dan disimpan pada transfer file. 
• Menyortir, memilah-milah arsip yang dimusnahkan dan tidak dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar perpetelaan arsip baik untuk arsip yang akan dimusnahkan maupun yang akan dipindahkan. 
• Arsip-arsip yang dipindahkan ke pusat arsip dimasukkan pada box arsip in-aktif tanpa mengubah sistem pemberkasan pada masa aktif. 
• Pemindahan dan pemusnahan dilakukan setelah mendapat persetujuan pimpinan unit kerja dengan membuat berita acara.  

2.  Penyusutan arsip pada masa transisi (sebelum membuat retensi arsip) 

• Memberkas kembali arsip-arsip yang tidak teratur misalnya : majalah, map-map, amplop, formulir-formulir  yang berlaku dan seterusnya. 
• Membenahi arsip dengan benar. Sistem pembenahan memakai tata cara yang teratur yaitu dengan memberkas arsip sesuai dengan kepentingan. 
• Melakukan penilaian 
• Mana yang tetap disimpan di unit pengelola 
• Mana yang dimusnahkan 
• Mana yang layak untuk dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar atas kelompok kegiatan tersebut pada 3 butir 

b.  Pemusnahan Arsip 

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi (Mulyono dkk, 1985 : 60). 

Pemusnahan arsip yang dilaksanakan adalah : 

Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur Perusahaan. 

1. Pemusnahan arsip dilakukan secara keseluruhan sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya.  Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara membakar dan mencacah. 
2. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa pegawai atau staff yang terkait. 
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip in-akt if yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan dan pemusnahan adalah membantu para ilmuan dalam melaksanakan penelitian, terutama jika arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip sudah mencapai masa statis,  maka  akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian.

Read More

Prosedur Sistem Kearsipan Dan Sistem Penyimpanan Arsip

PROSEDUR SISTEM KEARSIPAN

1.  Pemberian Tanda 

Semua surat masuk dan surat keluar harus terlebih dahulu disampaikan kepada Administrator. Apabila administrator telah memberikan komentar seperlunya, selanjutnya diserahkan kepada KTU untuk diteruskan kepada bagian kearsipan untuk diberikan stempel dan akan dicatat dalam buku agenda.

2.  Pengagendaan 

Surat-surat sebelum disimpan ke dalam berkas harus dicatat terlebih dahulu ke dalam buku agenda untuk mengetahui berapa jumlah surat masuk dan surat keluar selama periode tertentu, dan akan disimpan sesuai dengan asal surat.

3.  Penyimpanan Peminjaman 

Sebagai pegangan  sistem  penyimpanan arsip hingga sekarang ini masih ada kebaikannya, yaitu terdiri dari :

• Sistem Abjad 

Sistem  penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A–Z. 

• Sistem Pokok Sosial 

Pada sistem ini, misalnya warkat yang berupa surat-surat milik instansi atau organisasi lainnya, baik surat masuk maupun keluar tidak dipisahkan sistem penyimpanannya. Dengan adanya sistem penyimpanan menurut pokok soal surat akan melancarkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, karena bagian kearsipan lebih mengingat pokok soal surat dari pada mengingat nomor suratnya. 

• Sistem Wilayah 

Pada  sistem  ini surat masuk dan surat keluar yang alamatnya satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas, atau pada tempat yang tertentu,  sistem  ini sangat baik digunakan untuk menyimpan surat-surat milik perusahaan yang banyak mempunyai cabang-cabang atau perwakilannya. 

• Sistem Nomor

Benda arsip yang mempunyai nomor surat, misalnya kartu mahasiswa, kartu pegawai, nomor bukti pengeluaran, dan sebagainya disimpan menurut nomor 1 (satu) dan terus menerus meningkat sampai pada bilangan yang terbesar. Surat-surat yang disimpan menurut nomor urut tidak menjamin kelancaran sewaktu mencari arsip yang diperlukan. Dengan demikian,  sistem  nomor untuk penyimpanan surat tidak tepat, karena untuk mengingat suatu nomor adalah sulit. Oleh sebab itu, petugas bagian arsip mengalami kesulitan dalam mencari arsip yang diperlukan.

• Sistem Tanggal 

Pada  sistem  ini setiap benda arsip yang mempunyai tanggal jatuh tertentu misalnya surat tagihan, daftar gaji, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat.

4.  Peminjaman 

Setiap peminjaman arsip hasus diketahui terlebih dahulu oleh KTU. Hal ini dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kemudahan di dalam mencari arsip yang diperlukan. 

5.  Pemeliharaan 

Usaha pemeliharaan arsip terutama dimaksudkan untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan. 

Pemeliharaan arsip harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh mengingat besarnya resiko apabila terjadi kerusakan atau kehilangan arsip. Oleh sebab itu, agar arsip terhindar dari bahaya kebakaran dan sebagainya maka benda arsip harus dipelihara dengan melaksanakan pedoman sebagai berikut : 

• Benda-benda arsip yang dipinjam harus dibuat tanda bukti peminjaman arsip.  
• Lingkungan dan ruangan tempat penyimpanan arsip harus diperhatikan, agar cahaya, temperature, dan debu-debu tidak dapat merusak arsip. 

6.  Penyusutan 

Benda-benda arsip yang sudah tidak dapat dipergunakan lagi akan dipindahkan dari tempat penyimpanan arsip yang aktif ke tempat penyimpanan yang lain. Kegunaan dari penyusutan arsip yaitu memudahkan mencari kembali arsip yang diperlukan dan menghemat biaya. 

Adapun tujuan dari penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu segi administrasi dan segi ilmiah. Dari segi administrasi tujuan penyusutan arsip adalah : 

• Menghindari percampur adukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan yang tidak aktif (semi statis), serta antara arsip yang benilai penting dengan yang tidak penting. 
• Memudahkan mencari kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. 
• Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain. 
• Tempat yang digunakan untuk menyimpanan arsip aktif menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru. 
• Untuk menetapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip tak aktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. 
• Untuk memantapkan  pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, hingga arsip tersebut dapat diperlakukan permanent dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya. 
• Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional.

Dari segi ilmiah tujuan penyusutan adalah akan membantu para ilmuan dalam melakukan penelitian terutama jika arsip-arsip sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah. 

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Macam-macam  sistem  penyimpanan arsip (Sutarto, 1997:209-232) adalah sebagai berikut : 

a.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad 

Sistem  penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z. 

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini , dapat dipakai pula oleh sistem  penyimpanan arsip lainnya. Misalnya  sistem  penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan penyimpanan utama menurut pokok soal maka untuk mempercepat menemukan kembali warkat haruslah disusun menurut abjad. Dengan demikian, tidaklah mengherankan apabila  sistem  ini meliput i 90 % dari semua  sistem  penyimpanan arsip, karena disamping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan.  

b.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor 

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya. 

c.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal 

Sistem  penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang tertera didalamnya. Misalnya semua surat yang berhubungan dengan urusan kurikulum, perubahan kurikulum, pengiriman kurikulum kepada dosen, dihimpun menjadi suatu berkas yang berjudul “kurikulum” kemudian berbagai pokok soal yang ada disusun menurut abjad untuk mempercepat penemuan kembali. 

d.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah 

Sistem  penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan, Propinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa, 

Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat. 

e.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal 

Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut.  Sistem  ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain. 

f.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode 

Sistem  penyimpanan arsip menurut nomor berkode berarti warkat-warkat yang diterima suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan warkat ini dipakai terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama (misalnya proses pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap). Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 4F, dan seterusnya. 

g.  Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara 

Sistem  penyimpanan arsip menurut suara berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memuat nama-nama orang untuk berbunyi pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya akan memberi kode nomor yang sama dan disimpan ditempat yang sama.  

Contoh :  

                 -   Sunarti  -   S  563 

                 -   Sunarto  -   S  563 

                 -   Sunardi  -   S  563 

        S – huruf pertama, S – N, 6 – r, 3 

Proses penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date dan efesien.

Read More

Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan dan Hubungannya

Peran Sekretaris - Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya.

Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis. 

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional.

Bila seorang sekretaris menguasai  pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat  meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya. 

Dalam buku Saiman (2002:37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut: 

Peranan Sekretaris Terhadap Atasan

• Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
• Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
• Sebagai pelanjut keinginan  pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan. 

Peranan sekretaris terhadap bawahan 

• Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).
• Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
• Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan adalah: 

• Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
• Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.
• Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.
• Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
• Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada  pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan. 

Sekretaris mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi perusahaan berjalan lambat.

Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengan cepat  dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri. 

Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan. 

Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretarsi, karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu. 

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan  tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya. 

Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja. 

Disamping itu peranan sekretaris  yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk  itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.  

Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan

Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan segala tindakan  yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya. 

Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan tanggung jawab yang telah dilaksanakan.  

Dalam  Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain: 

1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris 

Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar tidak tercantum  dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab. 

2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris 

Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien. 

3. Minat 

Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui. 

4. Masa penyesuaian sebagai Sekretaris Junior 

Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba. 

5. Sikap Persaya Diri 

Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja, seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang dan percaya diri   sebagaimana dapat  dilakukan oleh sekretaris yang sudah berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun demikian sikap percaya diri yang  berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata terus terang, “saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnya, 

Pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu.” Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri. 

6. Belajar Mandiri 

Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu. Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif,  pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan. 

Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari pimpinan.  

Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi apabila sedang berhadapan dengan petugas  pengantar surat atau petugas bagian pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai staf yang terendah. 

Hubungan sekretaris dengan beberapa pihak: 

1.  Dengan pemegang saham 

Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan. 

Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya. 

2.  Dengan Komisaris 

Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan. 

Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan Komisaris. 

3.  Dengan Direksi 

a.  Penyelenggara rapat Direksi 

Penyelenggaran Rapat Direksi dan  Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi: 

• Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat.
• Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung yang diperlukan.
• Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat
• Menyediakan daftar hadir peserta rapat 
• Membuat notulen dan risalah rapat dengan mencantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat.
• Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk mendapat persetujuan.
• Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh sekretaris perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi. 

b.  Korespondensi Direksi 

Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan  dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.

Mengadministrasikan surat masuk dan mendistibusikan hanya kepada yang dituju serta memonitor surat masuk yang memerlukan tanggapan. Seluruh surat masuk dan surat keluar dibuatkan copy / rekaman sebagai bahan arsip. 

c.  Pembuatan Surat Keterangan Perikatan  

Sekretaris perusahaan aspek legal perusahaan melalui: 

Mengkaji kesesuaian materi  yang diminta Direksi untuk dibuatkan Surat Keterangan  Direksi serta perikatan perusahaan dengan ketentuan lainnya yang sudah berlaku serta memberikan saran dan masukan untuk penyempurnaan konsep. 

Mereview rancangan surat perjanjian perikatan dengan pihak luar terutama yang berkaitan dengan aspek legal. 

d.  Mewakili Direksi 

Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan hadir / menugaskan kepala bagian  sekretaris perusahaan. Hal yang dapat diwakili oleh sekretaris perusahaan: 

• Rapat Direksi dan instansi pemerintahan
• Rapat Direksi dengan lembaga legislatif dan yudikatif
• Kegiatan serimonial lainnya yang ditugaskan Direksi
• Rapat internal perusahaan
• Jumpa pers kepada media massa
• Tugas lain yang relevan 

4.  Dengan Bagian / Unit lain 

Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan membangun hubungan baik dengan bagian lain / unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi / data  penting dari masing-masing bagian/unit kerja. 

5.  Dengan Publik / Stakeholders lainnya 

Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan.  

Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu. Aktivitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan  stakeholders dapat dilakukan dengan menyampaikan  statement of corporate intent, annual report, company profile, company policy, code of conduct.

Read More